Consensusmeeting

Bij aanbestedingen is het streven naar een succesvolle samenwerking tussen de aanbestedende dienst en de betrokken partijen essentieel. Een belangrijk onderdeel van dit proces is de consensus meeting, waarin de aanbestedende dienst intern bijeenkomt om de inschrijvingen te bespreken en tot een gezamenlijke besluitvorming te komen. In deze blog onderzoeken we het belang van consensus meetings bij aanbestedingen en hoe ze bijdragen aan het vinden van de beste oplossing.

Wat is een consensus meeting

Een consensus meeting is een bijeenkomst waarin de betrokken medewerkers van de aanbestedende dienst samenkomen om de ingediende inschrijvingen te bespreken en te beoordelen. Het doel van deze meeting is om een gemeenschappelijk begrip te ontwikkelen, eventuele onduidelijkheden op te helderen en gezamenlijk tot een weloverwogen besluit te komen over de gunning van de opdracht.

Het belang van consensus meetings

• Verheldering van de inschrijvingen: Tijdens de consensus meeting kunnen de betrokken medewerkers hun individuele scores op de inschrijvingen verder verduidelijken en eventuele onduidelijkheden bespreken. Dit zorgt voor een beter begrip en verhoogt de kans op een weloverwogen beslissing.

• Bevordering van interne samenwerking: De consensus meeting bevordert een constructieve samenwerking tussen de betrokken medewerkers van de aanbestedende dienst. Het creëert een open en transparante omgeving waarin alle relevante perspectieven kunnen worden gedeeld en waarin gezamenlijk wordt gewerkt aan het vinden van de beste oplossing.

• Besluitvorming op basis van consensus: Het uiteindelijke doel van de consensus meeting is om tot een consensus te komen over de gunning van de opdracht binnen de aanbestedende dienst. Dit betekent dat alle betrokken medewerkers het eens zijn over de beste inschrijving en de gunningscriteria. Deze gezamenlijke besluitvorming verhoogt de acceptatie en betrokkenheid binnen de organisatie bij het project.

Tips voor een succesvolle consensus meeting

• Bereid de meeting goed voor: Zorg ervoor dat alle relevante documentatie en informatie beschikbaar is voorafgaand aan de meeting, zodat alle betrokken medewerkers goed geïnformeerd zijn.

• Stel een neutrale voorzitter aan: Een neutrale voorzitter kan helpen om de discussie in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat alle betrokken medewerkers aan het woord komen.

• Moedig open communicatie aan: Stimuleer een open en respectvolle communicatie tussen de betrokken medewerkers. Moedig iedereen aan om hun inzichten en ideeën vrijelijk te delen.

• Werk naar consensus: Probeer tijdens de meeting naar een gezamenlijke consensus te streven. Identificeer eventuele knelpunten en zoek samen naar oplossingen die voor alle betrokkenen acceptabel zijn.

Conclusie

De consensus meeting is een cruciaal onderdeel van het aanbestedingsproces, waarin de betrokken medewerkers van de aanbestedende dienst samenkomen om de ingediende inschrijvingen te bespreken en gezamenlijk tot een besluit te komen. Het bevordert een beter begrip van de inschrijvingen, optimaliseert de gunningscriteria, bevordert interne samenwerking en leidt tot besluitvorming op basis van consensus. Bij Contraxion begrijpen we het belang van een succesvolle consensus meeting en bieden we professioneel advies en begeleiding om jouw aanbestedingsproces te optimaliseren. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.

Meer kennis

Wil je de expertise van je afdeling of jezelf binnen inkoop, contractmanagement en aanbestedingen vergroten? Bij Contraxion bieden we hoogwaardige trainingen die aansluiten bij jouw behoeften. Neem vrijblijvend contact met ons op via info@contraxion.nl voor een gesprek en een offerte op maat.